Checklist Diversidad: ¿Es tu evento diverso e inclusivo?

Cualquiera que haya organizado un evento tecnológico sabe lo complicado que es, y más si no estás dedicado a ello profesionalmente y tienes que compaginarlo con el trabajo, familia y ocio. Al final tienes que acabar siendo experto en marketing, redes sociales, logistica, y divesidad. Sin ser titulado en relaciones publicas ni ser un consultor en diversidad.

En este post quiero recopilar información acerca de cómo hacer tu evento más diverso, que cosas básicas debes hacer que he ido descubriendo y aprendiendo en las redes sociales y blogs.

El objetivo es que nuestro evento pueda llegar a todo el mundo, independientemente de género, raza, edad, cultura, idioma, religion, estudios…

Checklist

Cuidado! Esta lista es una mera guía de puntos que puedes tratar para mejorar la diversidad de tu evento, pero no significa que ya tengas diversidad asegurada ni que la debas seguir a pie de la letra, cada evento y comunidad es un mundo.

1. Código de conducta

El código de conducta es un documento o guía, que debemos incluir en nuestro sitio web, donde se exponen los valores y normas éticas del evento y organización que deberán cumplir todos los participantes (speakers, organización, voluntarios, asistentes, sponsors,...).

Ejemplos de código de conducta

ConfCodeOfConduct.com

En su GitHub se pueden encontrar en diversos idiomas como en español. Un ejemplo de evento donde lo han usado es en el WTM de Madrid.

Contributor Convenant Org.
Este el código de conducta base que se ha usado para conferencias como la FabadaConf.

Otros ejemplos interesantes:

T3chfest - En este caso ponen ejemplos y las consecuencias directas de esas acciones. 

PucelaTechDay - Situado claramente en su pagina de inicio, justo despues de la informacion de las entrada. Sencillo, corto y claro.
Codemotion - En esta guía, indican al final a quien contactar via email para reportar cualquier incidencia.

A tener en cuenta

1. El código de conduca no deberia estar escondido en un ricón de la web del evento.
2. Informa. Cuando selecciones a tus speakers, deberias indicarles que para realizar la charla deberán aceptar antes del código de conducta. Lo mismo para los sponsors y voluntarios.
3. Entrena al resto de la organización y voluntarios sobre como detectar situaciones que no cumplen el código de conducta. No sirve de nada tener el código de conducta si luego no se aplica.

2. Entrada con descuento y reserva de entradas

Para que tu evento sea accesible a todo el mundo, debemos pensar que no todas las personas tenemos las mismas capacidades económicas como para poder ir a eventos. Si nuestro evento es de pago, podriais hacer números y ver si puedes reservar una serie de entradas con descuento para estudiantes o gente en paro.

En el caso de ser un evento gratuito, también podéis plantear el reservar una serie de entradas de diversidad, para así asegurar un porcentaje de entradas para un colectivo poco representado, y que no este dentro del “inner cycle”. Muchas veces estas personas son mas indecisas a la hora de apuntarse a un evento, y cuando deciden apuntarse no suelen quedar entradas. Con este sencillo gesto podemos facilitar su asistencia. 

3. Diversidad en la organización

Para organizar un evento diverso, la organización debe ser diversa. Con esto nos aseguraremos un poco más que no se nos pasen por alto acciones poco inclusivas.

4. Amplia tu red de contactos

Organizar un evento de calidad y que no sea una "reunión de los amigos de siempre" es echarle muchas horas a temas “Marketinianos” para a llegar a más y para expandir tu red de contactos. Cuanto mas grande sea tu red, más fácil va a ser conseguir tener un evento diverso.

Empieza por descubrir organizaciones y eventos alrededor tuyo. Algunos ejemplos:

• Twitter WomenDotNet Spain: Cuenta recien creada para visivilizar la mujer .NET en España.
• Comunidades y Meetups de mujeres en la tecnologia como PyLadiesMadrid, RLadies, TechShesessions.
• Bot @valentinaSpace: Lo descubri hace muy poco, pero me encanta. Solo tienes que preguntarle con # con la tematica o tecnologia para recibir una respuesta inmediata sobre mujeres en el sector.
• Ediciones de eventos como WomenTechMakers, Satudays (SQL Saturday, AI Saturday, SharePoint Saturday...) donde puedes encontrar speakers, o futuras speakers que mentorizar. 

Una vez tienes el contacto...

Si tienes el contacto de alguien directo que crees que podría aportar valor y ser interesante para el evento, contáctale en privado, no sin antes investigar y estudiar su experiencia. Envíale un mensaje donde se vea que te has interesado en informarte primero sobre su carrera y exponiéndole porque quieres que participe en tu evento.

5. Mentorizar 

Es posible que en tu sector, a pesar de los esfuerzos anteriores, no consigas encontrar ponentes que no sean "los de siempre", y que acabes soltando las típicas frases "si es que no hay mujeres...", o "nuestro C4P es público, es lo que hemos recibido". Pues no es excusa.

Si ves que este problema se repite una y otra vez en las ediciones de tu evento, puedes proponer realizar un programa de mentorización que puede llegar a ser desde dar una charla conjuntamente con otro ponente con mas experiencia, ayudar en el proceso de ideación de la charla, ensayar la charla juntos o simplemente revisar la presentación.

6. El dia del evento: regalos, actividades, comida y accesibilidad.

Meses planificando el evento para tener un panel diverso, el código de conducta publicado, asistentes de colectivos poco representados,… pero puede ser que luego se eche a perder una vez llega el día, porque has pensando que a todo el mundo le gusta la misma comida, que todo el mundo puede acceder al recinto con las mismas capacidades que tú, o que como no puede gustarle a la gente tomar una cerveza como actividad de networking.

1. Comida: dentro del menú del evento, incluye siempre una opción vegana. Si, incluye dentro del menú, no como algo especial que debas avisar con antelación y que desintegre a las personas que no son carnívoras como tú. Informar de las opciones por adelantado es un plus, por si alguien tiene alergias, intolerancias o algun requisito muy específico. 
2. Regalos: En casa tengo acumuladas decenas de camisetas que me han regalado en eventos que son “unisex” que solo puedo ponerme de pijama porque la talla S me va ridículamente grande. Hacer regalos inclusivos para todo el mundo no es difícil y es mejor la calidad que no la cantidad. Aliate con tus sponsors en caso de que tengas poco presupuesto. Algunas ideas: botellas de agua reusables (y así ayudamos también al medio ambiente), burbuja de baño (esto lo vi en el Microsoft //Build este año, perfecto para relajarse después de la conferencia), baterias externas, calcetines,... o no inviertas dinero en swag y dónalo para una buena causa!
3. Accesibilidad: Revisa que el recinto de tu evento sea accesible para todas las personas y  piensa en algunos extras si te da el presupuesto (salas de lactancia, guarderia). Infórmate de si algún asistente necesita un traductor de lenguaje de signos u otra necesidad especial que tengas que preparar con antelación. 
4. Actividades: Piensa en actividades que incluyan a todos, no organices actividades de networking solo centradas en el alcohol.
5. Diseño: Al igual que los regalos, debemos ser cuidadosos con los diseños de nuestra web, carteles publicitarios, comunicados,... para que sean diseñados y redactados de manera inclusiva. Microsoft proporciona una serie de guias de diseño inclusivas muy interesante en este sitio web.

Palabras finales

Como he dicho anteriormente, todas estas acciones dependerán mucho del tipo de evento, del presupuesto, de cuanta gente hay en la organización, número de sponsors, asistentes, demografía... y esta claro que es dificil abarcar todas desde un inicio. Cada año se pueden indicar (y hasta publicar) los objetivos de diversidad del evento y sacar conclusiones al final con los hitos que se han logrado. Tal y como esta el panorama hoy, es muy posible que igualmente os lluevan criticas de haters, pero estoy segura que habrá gente que valorará vuestro esfuerzo.

Y a ti, se te ocurre alguna idea más para mejorar la diversidad en los eventos?

Fuentes

@sailormerqury hilo, @lauraLacarra hilo, Improving Diversity at conferences blog post.