Consejos para trabajar con equipos en remoto extremos

He estado trabajando con equipos que tienen 8-9 horas de adelanto respecto a mi zona horaria durante cuatro años, y me gustaría compartir todas las lecciones aprendidas después de cuatro años de trabajar con lo que llamé equipos extremadamente remotos. 

Mucho más allá del inicio de la pandemia, empecé a darme cuenta de que la comunicación y mi día a día serían muy diferentes a lo que estaba acostumbrado cuando mi equipo pasaba la mayor parte del tiempo en la oficina o teníamos al menos 3-4 horas de solapamiento en el horario laboral.

En esta publicación, quiero compartir algunos consejos rápidos y herramientas que utilizo para facilitar mi vida en el día a día al trabajar con equipos remotos en diferentes husos horarios.

 

Diferentes husos horarios en tu vista de calendario 

Una de las tareas más difíciles al trabajar con equipos remotos en diferentes husos horarios es programar reuniones que funcionen para todos. 

Consejo: Al comienzo de la colaboración, es importante acordar con todo el equipo cuáles son las horas de trabajo en común que estarán disponibles para las reuniones. 

En mi caso, solía trabajar con 2-3 husos horarios, por lo que a veces es "complicado" hacer los cálculos mentalmente. Puedo agregar estos husos horarios al calendario de Outlook para que, a simple vista, pueda ver la hora en cada uno de ellos.

Para hacer eso, debes ir a Opciones de Outlook, seleccionar Calendario y desplazarte hasta que veas la sección de Husos horarios.

Conoce la hora actual de tus compañeros

Si trabajas para una empresa global, a veces no estás seguro de en qué huso horario se encuentra cada persona. Y ahora, con muchas empresas adoptando un trabajo remoto flexible, es aún más difícil de saber. En un mes puedes estar trabajando desde Seattle y al siguiente desde Nueva York. Cuando comiences una colaboración, asegúrate de preguntar y tomar nota de dónde están ubicados.

Consejo: Respeta el tiempo de descanso de los demás. Cuando contactes a alguien fuera de las horas laborales o al final de su jornada, elige la plataforma de comunicación adecuada y siempre comunica la urgencia y prioridad.

Una nueva función en Microsoft Teams muestra en qué huso horario se encuentra una persona, así que puedes verificar rápidamente antes de enviarles un mensaje. Tal vez la persona esté disponible, pero sean las 5 de la tarde en su zona horaria, así que es mejor enviar un correo si no es algo urgente.

Comunica a través de video. Menos correos electrónicos en tus comunicaciones asincrónicas

La comunicación asincrónica es una estrategia efectiva para equipos remotos que no comparten muchas horas de trabajo. Para explicar temas complejos sin escribir largos correos electrónicos, puedes usar PowerPoint para grabarte y luego enviarlo por correo electrónico o adjuntarlo en un chat o canal de Teams. Video, grabación de pantalla o solo audio, haz una presentación rápida para que el usuario comprenda lo que intentas transmitir.

Aún más rápido es usar Microsoft Stream, donde puedes grabar videos de hasta 15 minutos compartiendo tu pantalla directamente desde tu navegador.

Recientemente ha aparecido una funcionalidad nueva en Microsoft Teams para también mandar video mensajes en los chats.

Trabaja en documentos en tiempo real 

Como mencioné antes, la comunicación asincrónica es eficiente para equipos en diferentes husos horarios. A menudo necesitas colaborar en documentos, presentaciones o tareas. Es importante tener siempre disponible la última versión del documento, ya que la otra persona puede no estar disponible en tu horario para compartir la nueva versión. Usa un almacenamiento en la nube como OneDrive, SharePoint o Google Drive para trabajar siempre en el mismo archivo y evitar fusiones manuales y copiar y pegar tus cambios.

Recientemente, Microsoft lanzó Microsoft Loop, un producto integrado en Teams y Outlook que permite la colaboración en tiempo real y componentes portátiles dinámicos. Con Microsoft Loop Workspace, estos componentes podrán insertarse en páginas para crear un espacio de trabajo y colaboración en tiempo real desde múltiples aplicaciones (Outlook, Teams, Navegador Web).

Retrasa el envío de correos electrónicos y mensajes en Teams

Cuando envías correos electrónicos en tu huso horario a compañeros cuya jornada laboral ha terminado, es probable que tu correo termine al final de la lista de pendientes por leer. Si deseas enviar el correo en su huso horario para que reciban una notificación y esté en la parte superior de su bandeja de entrada cuando comiencen el día, puedes retrasar el envío.

También puedes retrasar mensajes en Microsoft Teams y programarlos para enviar a cierta hora y día. Pulsa con el botón derecho sobre el botón de enviar para que aparezca la ventana de programación.

Controla tus notificaciones 

Trabajar en diferentes husos horarios significa que recibirás correos electrónicos y mensajes de chat fuera de tus horas laborales. 

Para lidiar con los colegas que no retrasarán sus correos electrónicos o sus mensajes de Teams, puedes configurar algunas opciones en tu dispositivo móvil en la app de Outlook y en la app de Microsoft Teams.

Sobrecomunicación 

El consejo más valioso que te ayudará más que todas las herramientas del mundo es mejorar tu comunicación al escribir correos electrónicos o mensajes de chat. Dominar la comunicación asincrónica te ayudará a evitar llamadas a altas horas de la noche o levantarte temprano por la mañana, así como resultados inesperados, correos electrónicos o chats sin respuesta. Por ejemplo, al enviar una solicitud:

• Establece plazos y sé realista con el marco de tiempo.
• Asigna la responsabilidad a una persona específica. Incluso si incluyes a tres o cuatro personas en el correo, las cosas pueden retrasarse porque el equipo pensará que otra persona asumirá esa tarea. Asignar directamente la tarea a una persona ayudará a que se haga cargo.
• Explica POR QUÉ. Cuál es la razón por la que necesitas eso en ese día. Si das una explicación, es más probable que la persona cumpla con la solicitud. Por ejemplo: Necesito la estimación de esta función para el miércoles porque tengo una reunión con el cliente el viernes y necesito tiempo para revisarla.
• Sé personal. Crear relaciones cuando estás tan lejos puede ser difícil y, al trabajar, tiendes a ser más directo y enfocarte en la solicitud. Pero formar conexiones personales con el equipo aumentará el nivel de compromiso y confianza. Intenta conocer a las personas con las que trabajas, sé personal, honesto y transparente.

Estos son solo algunos consejos y herramientas que me han ayudado a enfrentar los desafíos de trabajar con equipos remotos en diferentes husos horarios. Con las estrategias y herramientas adecuadas, puedes hacer que tu experiencia de trabajo remoto sea eficiente y tenga éxito.